10 astuces Microsoft Word que vous devez apprendre dès maintenant (2023)

Si vous possédez un PC, vous pensez peut-être que vous n'avez pas besoin des astuces Microsoft Word. Après tout, il existe depuis 40 ans, tous ses secrets ont sûrement été dévoilés depuis longtemps. Garçon, avons-nous des nouvelles pour vous.

Que vous utilisiez Word tout le temps ou que vous ne l'ouvriez que lorsque vous avez besoin de dépoussiérer votre CV, vous devrez aller un peu plus loin au-delà de la mise en gras et du soulignement pour vraiment en tirer le meilleur parti. Heureusement pour vous, nousplongé notre casserole dans la rivière des optionset a sorti quelques conseils qui sont de l'or pur.

Si vous êtes plus enclin à concevoir des documents plutôt qu'à les écrire, ou si vous aimez tergiverser sur les brouillons en jouant avec le format de la page, vous pouvez utiliser lorem ipsum dans Word. Vous n'avez même pas besoin d'ouvrir un menu, il vous suffit de taper=Savoir()quelque part sur la page, appuyez surEntrer, et vous êtes prêt.

Par défaut, la commande créera cinq courts paragraphes de texte. Si cela ne vous suffit pas, vous pouvez indiquer à Word combien vous voulez en ajoutant un nombre entre parenthèses. Donc, si vous voulez 12 paragraphes, tapez= Savoir (12), et profitez de votre texte gratuit.

Vous pouvez ajouter un horodatage à un document en accédant à laInséreronglet et en cliquant sur l'ongletInsérer la date et l'heureoutil : il s'agit d'une petite icône représentant un calendrier avec une horloge en haut, à gauche de l'outilÉquationbouton.

Dans la fenêtre émergente, vous pourrez choisir parmi une longue liste de formats d'heure, tels que le classique "mois/jour/année" à deux chiffres, ou même celui qui inclut la seconde exacte que vous avez insérée dans le document. Par défaut, cette fonction sera statique sauf si vous cochez la case juste en dessous de la liste à côté deMettre à jour automatiquement. Une fois que vous avez terminé, cliquez surD'ACCORDet vous serez prêt à partir.

Si vous collaborez avec des personnes dans d'autres pays ou si vous travaillez dans une langue autre que la langue par défaut de votre système, leInsérer la date et l'heureLa fenêtre fournira un menu déroulant dans lequel vous pourrez modifier le jargon et les options de format de date. Microsoft vous montrera immédiatement les langues que vous avez ajoutées à votre système d'exploitation, donc si vous devez en utiliser une qui n'y est pas répertoriée, vous devrez l'ajouter viaParamètres, suivie parHeure et langue(Windows), ouLes paramètres du système>Général>Langue & Région(macOS).

Allez à laInséreronglet, cliquez surFormes, et choisissez le gribouillis sousLignes. Cela vous permettra d'utiliser votre curseur comme un stylo pour dessiner votre signature, que vous pourrez ensuite déplacer dans le document et même copier/couper et coller quand vous le souhaitez. Bien sûr, dessiner votre signature avec une souris n'est pas la tâche la plus facile ou la plus confortable, mais cela deviendra plus facile avec un peu de pratique.

D'un autre côté, si vous signez un document important et que vous ne pouvez pas supporter la vue de votre signature tremblante qui reste là tout le temps, il existe une autre option. Si vous êtes abonné à Office 365 et que vous possédez un PC, vous pouvez utiliservotre pavé tactileà signer à l'aide de la fonction Draw.

Allez à laDessineronglet et activez l'interrupteur à bascule ci-dessusDessiner avec le trackpad. Word vous montrera une zone rectangulaire à l'écran - remplissez-la en dessinant sur votre trackpad avec votre doigt. Vous n'avez pas besoin d'appuyer ou quoi que ce soit, faites simplement glisser votre doigt. Utilisez deux doigts pour déplacer la zone à un autre endroit de l'écran (utile si vous devez cocher une case) et appuyez sur n'importe quelle touche lorsque vous avez terminé. Vos gribouillis se comporteront alors comme des objets que vous pouvez redimensionner et copier/couper et coller dans le document.

Avec des mots déjà sur la page, allez àOutils,Épellation et grammaire, et sélectionnezÉditeur. Une barre latérale apparaîtra à droite de votre écran vous montrant un score global pour votre écriture et trois domaines où vous pouvez vous améliorer :Orthographe,Grammaire, etConcision. Cliquez sur chacun pour voir les suggestions de Word. Gardez à l'esprit qu'il ne s'agit que d'un programme, il est donc parfaitement possible que certaines de ses recommandations n'aient aucun sens pour vous. Si tel est le cas, vous pouvez choisir de les ignorer.

C'est en bas de la barre latérale que la magie opère : cliquez surStatistiques sur les documents, et après quelques secondes, vous verrez une fenêtre avec des détails sur votre document, comme le nombre de mots et de phrases, et le nombre moyen de caractères par mot.

Mais la partie vraiment amusante est sousLisibilité. Là, Word vous montrera le score de votre texte basé sur les indices Flesch Reading Ease et Flesch-Kincaid Grade Level. Respectivement, ces systèmes visent à déterminer la facilité de lecture d'un document et le niveau de lecture scolaire que votre public devrait avoir pour le comprendre pleinement et facilement.

Dans le cas du score de facilité de lecture, plus le nombre est élevé, plus il est facile à comprendre. En général, vous voulez que tout ce que vous écrivez soitentre 70 et 80, ce qui signifie qu'il devrait être assez facile à comprendre pour l'adulte moyen. L'indice Flesch-Kincaid, quant à lui, utilise les niveaux scolaires du système éducatif américain comme paramètres et peut vous aider à évaluer si votre texte convient à votre public - si vous prenez la parole lors d'une conférence universitaire, par exemple, un score élevé ne sera pas être un problème.

Du haut de la page au paragraphe ci-dessus, Word indique que cette histoire a un score de lisibilité de 65, ce qui n'est pas idéal, mais c'est pourquoi nous avons toujours des éditeurs humains. (Si vous vous posiez la question, le score s'est amélioré après que mon éditeur y ait travaillé.)

Vous utilisez probablement des raccourcis commeMaj + flèchepour sélectionner le texte caractère par caractère, etMaj + Option + flèche(Mac) ouMaj + Contrôle + flèche(Windows) pour y aller mot par mot. Si vous êtes un éditeur de boucher, vous pouvez simplement triple-cliquer sur un paragraphe pour sélectionner et tuer le tout. Mais Word offre encore une autre option : sélectionner une seule phrase en un seul clic. L'astuce consiste à tenirCommande(Mac) ouContrôle(Windows) pendant que vous le faites.

Ceci est extrêmement utile si vous révisez un document particulièrement long ou si vous en êtes aux dernières étapes de l'édition, lorsque les modifications peuvent être rares et éloignées les unes des autres.

Vous voyez, la plupart des choses dans un document ont un caractère, même l'espace entre les paragraphes. Si vous avez besoin de voir à quoi vous avez affaire, vous pouvez demander à Microsoft de vous montrer en appuyant surCommande + 8(Mac) ouCtrl + Maj + 8(Les fenêtres). Lorsque vous le ferez, vous verrez un tas de nouveaux personnages apparaître dans une couleur différente. Certains des plus courants sont un point suspendu entre les mots, qui représente un seul espace, et un "P" orienté vers la gauche, ce qui signifie qu'il y a un seul saut de paragraphe.

Vous n'utiliserez probablement pas ce raccourci avec des documents simples, mais si vous utilisez un modèle que vous avez trouvé sur Word ou en ligne, cela peut vous aider à comprendre ce qui ne va pas si le fichier commence à mal se comporter.

Selon la version de Word que vous avez, vous pouvez trouver cette option en cliquant surDéposer,Info, et puisProtéger le document. Le menu suivant vous donnera une liste de choses que vous pouvez faire, comme restreindre l'édition ou ne donner accès au fichier qu'à certaines personnes. Mais si vous souhaitez emprunter un itinéraire plus sûr, choisissezCrypter avec mot de passeet suivez les instructions.

Mais toute cette liberté rend parfois difficile de dire si les graphiques que vous ajoutez à votre rapport annuel sont réellement alignés correctement. Et vous avez passé trop d'heures à travailler pour laisser une image gâcher votre journée.

Pour vous assurer que tout est là où il doit être, utilisez une grille. Sous leMise en pageonglet, cliquezAligner, et dans le menu déroulant, choisissezAfficher le quadrillage. Cette option superposera immédiatement une grille sur la zone de travail de votre page, que vous pouvez utiliser comme référence pour voir exactement où placer les objets ou vous assurer qu'ils ont tous la même taille. Dans le menu Aligner, vous pouvez également cliquer surParamètres de la grillepour personnaliser les options telles que la zone de la page sur laquelle les objets s'aligneront ou la taille de la grille. Lorsque vous avez terminé, cliquez surD'ACCORDpour enregistrer vos paramètres.